POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

A efectos del presente texto legal, se entenderá por BrainCo® a la empresa BrainCo S.A.S con NIT 900963119-4 con registro mercantil de la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas, Colombia.

El término PLATAFORMA se refiere a la PLATAFORMA Web denominada Angel Virtual® propiedad de BrainCo®.

La expresión USUARIO designa a las personas naturales o jurídicas que se registran en la PLATAFORMA en calidad de instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), pacientes o profesionales de la salud.

Política de privacidad y tratamiento de datos personales

La presente política de privacidad y tratamiento de datos personales se encuentra sujeta a las disposiciones de la ley estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en virtud del tratamiento de datos realizado por BrainCo S.A.S en Colombia.

BrainCo S.A.S, como responsable y a su vez encargado del tratamiento de datos, recolectará, almacenará, usará, suprimirá, transmitirá y transferirá la información personal de los USUARIOS con la finalidad de arrendar la PLATAFORMA para ofrecer servicios de telemedicina y telesalud por terceros. Para ello, podrá transferir o transmitir información a otras personas cumpliendo con las normas de confidencialidad, privacidad, transferencia y transmisión de datos personales. Así mismo, BrainCo podrá utilizar la información para estudios, investigaciones, fines académicos, datos estadísticos, gestión del conocimiento, Big data, inteligencia artificial y minería de datos. La finalidad expresa del tratamiento de datos se describe a continuación.

Finalidad compartida para datos de pacientes, profesionales de la salud, IPS y prestadores particulares:

a) Oferta de servicios de telemedicina y telesalud, principalmente prestados por terceros b) Gestionar trámites (peticiones, quejas, reclamos) c) Realizar encuestas de satisfación d) Contactar al titular para realizar encuestas, estudios, soporte y/o confirmación de datos personales e) Contactar al titular para el envío de estados de cuenta o facturas f) Transmitir o transferir los datos personales dentro o fuera de Colombia a Data Centers para almacenamiento o procesamiento de datos seguros g) Suministrar la información a terceros con los cuales BrainCo S.A.S tenga relación contractual y que sea necesaria h) Algunos datos tratados son de naturaleza sensible en tanto están relacionados con el estado de salud de las personas, razón por la cual se informará este hecho a los titulares de datos i) Tratar los datos de pacientes que hayan sido transferidos o encargados por las instituciones o profesionales de la salud para prestar servicios de salud a través de Angel VirtualÒ j) Enviar correos electrónicos, mensajes de texto y realizar llamadas para dar a conocer información de servicios y promociones de Brainco k) Recibir mensajes de campañas de promoción y prevención l) Transferir o transmitir los datos, según la calidad del receptor de la información, a instituciones del sistema nacional de salud a efectos de prestar servicios de salud. m) Gestionar pagos o) Realizar el registro en la PLATAFORMA.

Finalidades específicas Profesionales de la salud

Además de las finalidades compartidas: a) Incluir la identificación del profesional de la salud en la PLATAFORMA para activar su registro b) Tratar los datos de profesionales de la salud que hayan sido transferidos por las instituciones o consultorios particulares para las finalidades antes descritas.

Finalidades específicas Instituciones o Prestadores Independientes

Además de las finalidades compartidas: a) Tratar los datos de profesionales de la salud o pacientes que hayan sido transferidos por las instituciones b) Contactar a los titulares para la oferta comercial de servicios c) Prestar servicios de licenciamiento o arrendamiento de sistemas informáticos d) Suscribir y ejecutar contratos de servicios d) Transferir los datos de contacto a los clientes que realicen compras a través de la PLATAFORMA y los requieran para adelantar peticiones, quejas o reclamos, en virtud de la ley de consumidor 1480 de 2011.

Finalidades específicas Pacientes

Además de las finalidades compartidas: a) Incluir la identificación del paciente en la PLATAFORMA para activar sus servicios b) Envío de mensajes de correo electrónico o texto informándole que fue activado el servicio en la PLATAFORMA. C) Gestionar pagos.

Se entiende por información personal aquella suministrada expresamente por voluntad de los USUARIOS y que puede incluir la siguiente.

Datos que se solicitan en el registro

Para Instituciones, Hospitales y Prestadores Independientes: Nombre, identificación, país, ciudad, correo electrónico, teléfono, contacto para clientes, contraseña, imagen de perfil.

Para Pacientes: Nombre, identificación, fecha de nacimiento, género, país, ciudad, correo electrónico, teléfono, contraseña.

Para Profesionales de la salud: Nombre, fecha de nacimiento, género, identificación, país, ciudad, correo electrónico, tarjeta profesional, profesión, especialidad, teléfono, imagen de perfil, resumen de perfil visible a pacientes, contraseña.

Datos que posteriormente se pueden entregar por el paciente: Estado de salud, diligenciar campos clínicos, exámenes médicos, datos de un cuidador o responsable del paciente, imágenes, videos, audios, archivos en diferentes formatos, historia clínica. 

Al acceder y registrarse en la PLATAFORMA, el USUARIO autoriza a BrainCo el tratamiento de los datos personales para la finalidad legítima antes descrita, y tiene derecho de forma gratuita a acceder, rectificar, actualizar, suprimir, cancelar el registro de la base de datos, así como a revocar la autorización, asumiendo las consecuencias que dicha decisión traiga consigo en cuanto a la prestación de servicios de salud en instituciones públicas, privadas o particulares.  Los datos se conservarán el tiempo que sea necesario de acuerdo con las normas que rigen el almacenamiento de datos en salud.

El USUARIO estará facultado para excluir cualquiera de las finalidades descritas de la autorización de tratamiento, enviando un correo electrónico al responsable de los datos, [email protected] con copia a [email protected] quien decidirá si tal solicitud impide continuar prestando los servicios, lo cual será debidamente informado al USUARIO en el trámite de su solicitud antes de ejecutar tal acción.

Deberes de BrainCo al actuar como responsable de la información

a. Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data b. Solicitar la autorización al titular informándole el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, los derechos que le asisten como titular y la identificación de los responsables del tratamiento c) Conservar copia de la autorización otorgada por el titular d) Entregar copia de la autorización cuando el titular o quien esté autorizado, la solicite c) Actualizar la información de acuerdo con lo solicitado por el titular h) Rectificar la información cuando sea solicitado por el titular y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento i) Suministrar al encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado j) Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular k) Tramitar las consultas y reclamos formulados l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo m) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares n) Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La colaboración de los titulares respecto de la actualización de su información será fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.

Deberes de BrainCo al actuar como encargado de la información

Cuando BrainCo actúe a su vez como encargado velará por: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data b) Procurar conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando sea solicitado por el titular d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares f) Contar con un procedimiento para garantizar el adecuado cumplimiento la Ley de Protección de Datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares e) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que deben tener acceso a ella g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento para ejercer los derechos por parte del USUARIO

El área legal de BrainCo S.A.S es el área responsable de la recepción de solicitudes respecto al tratamiento de datos personales. Si considera que los datos personales no han sido tratados conforme a la ley, o desea ejercer los derechos como titular de datos personales, puede presentar una petición dirigida a BrainCo S.A.S identificado con NIT 900963119-4, correo electrónico [email protected] con copia a [email protected] área jurídica, cuyo documento debe contener como mínimo la siguiente información:

a) Nombre completo e identificación del titular de los datos personales objeto de la reclamación b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo c) Dirección para el envío de comunicaciones d) Las pruebas que pretenda hacer valer.

Los derechos del titular de datos personales pueden ser ejercidos por el propio titular quien deberá acreditar dicha calidad con su firma. También se encuentran legitimados para presentar el reclamo los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar dicha calidad mediante los documentos legales, el represente o apoderado del titular mediante la presentación del poder y finalmente, quien actúe facultado por estipulación a favor de otro o para otro, para lo cual se requiere la prueba legal.

Si el reclamo no contiene toda la información indicada se considerará incompleto y se remitirá al interesado la solicitud de subsanación a que haya lugar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Si transcurridos dos (2) meses contados desde la fecha del requerimiento el interesado no subsana el reclamo se entenderá como desistido. Una vez presentado el reclamo con la información completa BrainCo tendrá quince (15) días hábiles para responder el mismo, pudiendo prorrogar el término por ocho (8) días hábiles más previa notificación al solicitante.

La presente Política se encuentra a disposición de los titulares de los datos a partir del mes de marzo de 2020 pero podrá ser modificada, en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los titulares a través de la página web www.brainco.com.co o de cualquier otro mecanismo eficiente. Última modificación: 27 de noviembre de 2021.

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